التخطيط السليم لإنجاز أفضل الأعمال

[علاء]

التخطيط السليم لإنجاز أفضل الأعمال

بسم الله الرحمن الرحيمالسلام عليكم ورحمة الله وبركاتة

الكتاب يعد من أفضل الكتب التي قرأتها في باب إدارة الوقت .

اسم الكتاب / ابدأ بالأهم ولو كان صعباموضوع الكتاب / يحوي الكتاب 21 طريقة ناجحة للقضاء على التسويف وإنجاز الأعمال في أقصر وقتمؤلف الكتاب / برايان تريسي . وهو خبير أعمال لم يكمل مرحلته الثانوية ، و عمل في أعمال شاقةعديدة ، كغسيل الصحون و تكويم جذوع الأشجار و حفر الجدران وتحزيم أكوام الحشيش فيالحقول ، و عمل كذلك في المصانع .
استطاع وهو في الخامسة و العشرين من عمره أنيصبح نائبا لرئيس في شركة ، على جماعة من البائعين يتراوحون من 59 شخصا في ستةبلدان ، بعد أن كان مديرا للمبيعات .
في الثلاثينات من عمره نال درجةالبكالوريوس في التجارة من جامعة البرتا ، ثم نال درجة رئيسة في الإدارة الحكومية وإدارة الأعمال من جامعة كولومبيا باسفيك .

نظرية الكتاب / تقوم نظريةالكتاب على أن الشخص العادي ( أو الأكثر حتى من عادي ) لديه كما هائلا من الطاقاتالتي لم تستغل بعد ، و أنه في الإمكان استغلال هذه الطاقات في المضي قدما لو تعلمناوتدربنا على المفاتيح و الطرق و الاستراتيجيات التي يستخدمها الناجحون المتقدمون .

و تقوم كذلك على أن لواجب هو البدء بالأهم دائما ، يقول : " إذا كان عليكأكل ضفدعتين فابدأ بالأبشع "

ويقول : " وهناك قول آخر بأنه إذا كان لديكواجبان مهمان ، فابدأ بالأكبر و الأصعب و الأهم أولا . واضبط نفسك بأن تبدأ مباشرةوتتابع المهمة إلى أن تنهيها قبل أن تبدأ بالأخرى . "

ملخص رؤوس وتفصيل عناصر الكتاب :

1 ـ هيئ الطاولة .فلابدأولا أن تكون مقررا ماذا تريد أن تكون ، و تكون في ذلك على قدر من الصراحة و الوضوح، فاكتب هذه الأهداف على الورق قبل أن تبدأ .

2 ـ خطط لكليوم مسبقا .
فلابد لك من التفكير على الورق ، ولابد لك من تجهيزبرنامج كل يوم منذ ليلة اليوم السابق .
واحفظ هذه القاعدة : " كل دقيقة تمضيهافي التخطيط يمكن أن توفر من 5 إلى 10 دقائق عند التنفيذ " .

3 ـ طبق قاعدة 20% ـ 80% في كل شيء .و تنص هذه القاعدةعلى أن 80% من إنجازاتك و ثمار عملك هي ناتجة عن 20% فقط من أنواع نشاطاتك .
فركز على هذه الـ 20% من النشاطات .

4 ـ ضع بعينالاعتبار نتائج الأمور .
فأهم مهامك و أولاها هي التي لها نتائجحقيقية جدية . فركز عليها قبل كل شيء5 ـ مارس طريقة ( أـ ب ـ جـ ـ د )وذلك حينما تقوم بوضع الجدول اليومي في الليلةالسابقة ، فعليك بترتيب أولويات مواد هذا الجدول حسب الأهمية تنازليا ، فبدأ جدولكبالأهم فالمهم .

6 ـ ركز على المواقع ذات النتائجالأساسية .فتعرف و حدد النتائج التي تنجز فيها عمليك على أكمل وجه ،ثم قم بالعمل على ما يوصل إليها طوال النهار .

7 ـ اتبعقانون الكفاية المفروضة .والذي ينص على أنه لا يوجد أبدا الوقتالكافي لفعل كل شيء . لكن هناك دائما وقت كافي لفعل الشيء المهم .
فأنت واجبكأن تتعرف على هذه الأعمال المهمة بالنسبة لك و تنطلق فيها دون توقف .

8 ـ استعد تماما قبل البدء .هيئ مكتبك . اجعل مراجعكوكذلك حاسبك الشخصي قريبا منك . نظف المكتب . قم بكل ما يعد تهييئا قبل البدء فيالعمل اليومي .

9 ـ أدّ واجباتك المنزليةقرر أن تكون الأفضل في كل ما تفعله ، دائما لبّ ما هو أكثر مما هو متوقعمنك .

10 ـ ابحث عن قدراتك الخاصة و نمها .فحدد جيدا الأشياء التي تؤديها بشكل جيد ، أو من الممكن أن تكون فيها جيداجدا ، وأد هذه الأشياء من كل قلبك .

11 ـ حدد مواطناختناقك و خفف منها .عليك أن تحدد أعناق الزجاجات لديك ، و التيتحد من سرعتك في تنجيز أهدافك و تمثل عائقا أمامك ، و من ثمّ قم بالتخفيف منها .

12 ـ اقطع برميلا واحدا في كل مرة .
فيمكنك أن تنجز أكبر و أصعب الأعمال ، إذا أنهيت خطوة واحدة في كلمرة .
إن هذه النظرية قريبة من نظرية الإدارة بالأهداف و التي تحوي نظرية تقسيمالأهداف الكبير إلى أهداف صغيرة فأصغر ، و التفرد بكل هدف وإنجازه حتى تتجمعالأهداف المحققة مكونة الهدف الأكبر .

13 ـ اضغط على نفسك .فاجعل يومك مشحونا بصورة كبيرة ، كأن أعمالك محدودة بوقت معين ضيقجدا لا يمكن أن تنجزه فيها لو مشيت حسب تمهلك الطبيعي ، فلا تستحضر انفتاح الوقتأمامك . تخيل أنك ستغادر المدينة بعد شهر و اعمل وكأنك يجب عليك أن تنهي كل مهامكالرئيسية قبل أن تغادر .

14 ـ نم قدراتك بنوع من الراحة .خذ قسطا وافرا من الراحة بحيث تستطيع أن تنجز أعمالك بكل ما أوتيتمن جهد ، ومن ثمّ تعرف على الأوقات التي تكون فيها طاقتك العقلية و الجسدية فيأوجها من كل يوم و استعد لهذه الأوقات .

15 ـ حفز نفسكللعملضع لنفسك شعارات تتخيلها و تسير عليها .
انظر للجيد و لماأنجزته من كل موقف .
ركز على الحل و لا تركز على المشكلة .
كن دائمامتفائلا .

16 ـ ماطل دائما .
استخدمالمماطلة التي يحذر منها هذا الكتاب ، و لكن في المهام قليلة الفائدة ، فكلما رأيتمن نفسك ميلا لعمل لا يعد من أعمالك الرئيسة أو المهمة أو التي تبغي ثمرتها ، فماطلفيه قدر المستطاع ، بحيث يكون لديك وقت كاف لأداء الأشياء القليلة التي لها شأنحقيقي لك .

17 ـ أد المهمة الأكثر صعوبة أولا .فابدأ كل يوم بأصعب مهامك ، بالمهمة التي تخلق أعظم إسهام لك و لعملك ، وقرر أن تستمر على أدائها و لا تفكر في غيرها حتى تنهيها بنسبة110% .

18 ـ قطع و جزئ المهمة .
مبدأ الإدارة بالأهداف19 ـ كيف مهامك على الفترات الطويلة .
نظّم ايامك من خلال كميات كبيرة من الوقت بحيث تستطيع التركيز علىأهم مهامك من خلال فترات طويلة . كأن تجعل مكالمتين هاتفيتين كل يوم للحصول علىعملاء جدد ، قطعا على المدى الطويل ستجني ثمرة ذلك . وكأن تججعل لنفسك نصف ساعو فقطيومية قبل النوم لقراءة الكتب ، لو التزمت ذلك ، ستجد نفسك علىالمدى البعيد قرأتكمّا هائلا جدا من الكتب . هذه هي نظرية تكون الجبل من حصوات تجمع الواحدة تلوالأخرى .

20 ـ طور إحساسك بالطوارئ .فكندائما سريعا في عملك تخشى أن يتفلت منك ، و عود نفسك على ذلك ، و كن شخصا معروفابأداء الأشياء بسرعة و إتقان .

21 ـ استفرد بأداء كل مهمةعلى حدة .إن هذا المبدأ يشبه المبدأ رقم 18 و الذي يشبه مفهومالإدارة بالأهداف . إلا أن الاستفراد هنا يكون بالمهمة بأكملها لا بتجزيئها ، فكماأنك تقسم المهمة الواحدة إلى أجزاء تعتبر كل جزء منها مهمة منفردة ، فكذلك لا تخلطالمهام بعضها البعض ، بل ركز على كل مهمة بانفراد قدر المستطاع ، و عش جوها وبيئتها حتى تنهيها كاملة بنسبة 100% دون الالتفات الذهني لمهمة أخرى .

وهذه كلمات رائعات استوقفتني خلال قراءتي في الكتاب تستحق الاستلال والإفراد بالذكر ، أضعها هنا بنص المؤلف بين يدي متعلمي الموقع ليفيدوا منها ؛ فهيبمثابة الرايات التي تقودك إلى النجاح .

" الشخص العاديالذي ينمي عادته بالبدء بالأولويات وإنجاز المهام الكثيرة بسرعة يمكن أن يتفوق علىالشخص النابغة الذي يتكلم كثيرا و لديه خطط رائعة ، لكنه لا ينفذ سوى القليل . "" إذا كان عليك أكل ضفدعتين فابدأبالأبشع "" وهناك قول آخر بأنه إذا كان لديكواجبان مهمان ، فابدأ بالأكبر و الأصعب و الأهم أولا . واضبط نفسك بأن تبدأ مباشرةوتتابع المهمة إلى أن تنهيها قبل أن تبدأ بالأخرى . "" إذا كان عليك أن تأكل ضفدعة حية ، لن يجدي نفعا أن تجلس و تنظر إليهاطويلا "
" الخوف من التنفيذ هو من أكبر المشكلاتفي منظماتنا في هذه الأيام ، و يخلط الكثير بين النشاط و الإنجاز . فهم يتكلمونباستمرار و يعقدون اجتماعات لا نهائية ، ويخططون خططا رائعة ، و لكن في التحليلالنهائي ، لا أحد يؤدي العمل الذي يقود إلى النتائج المطلوبة "" إن 95 % من نجاحك في الحياة و العمل يسيطر عليه نوعالعادات التي تمارسها طوال الوقت "" إن الصورةالعقلية تجاه نفسك لها تأثير قوي على سلوكك "

" كما قال المتحدث المحترفجيم كاثكارت : الشخص الذي تراه هو الشخص الذي ستكونه . "

" حقيقة : أحدأسوأ استخدامات الوقت هو أن تفعل شيئا ما لا تحتاج إلى فعله على الإطلاق بشكل جيدجدا "

" يقول ستيفن كوفي : قبل أن تبدأ صعود سلم النجاح تأكد بأنه يتكئ علىبناء سليم "

" كل دقيقية تمضيها بالتخطيط توفر عليك عشر دقائق عند التنفيذ "

" اعمل دائما من خلال قائمة ، و عندما يطرأ شيء ما أضفه إلى القائمة قبلالشروع بالعمل "

" 10 % من أول الوقت الذي تمضيه وأنت خطط وتنظّم عملك قبلأن تبدأ به سوف يوفر عليك على الأغلب 90 % من الوقت الذي ستمضيه وأنت حال البدء فيالعمل "

" قاعدة : إن التفكير المطول يحسّن من صنع قرار قصير المدى . "

" قاعدة : إن النية المستقبلية تؤثر و تحدد على الأغلب أفعالك الحاضرة . "

" والناس الناجحون هم الذين يرغبون بتأجيل الفائدة ويقدمون تضحيات علىالمدى القصير مما يجعلهم يستمتعون أكثر ويحصلون على جوائز أعظم على المدى الطويل . والفاشلون على النقيض ، يفكرون أقصر بالمتع قصيرة الأمد . "

" يقول وينسوتيلي ، وهو من أنصار النشاط : الفاشلون يفعلون ما يريح أعصابهم بينما يقومالناجحون بإنجازأهدافهم "

" عندما تركز على كل مصدر جسديا كان أم عقليا فإنقوة الشخص لحل المشكلة تتضاعف بشدة . نورمان فينسنت بيل "

" كما يقول غوته : إن الأشياء التي تهمك يجب ألا تكون تحت رحمة الأشياء ذات القيمة الأقل "

" لا يهم مستوىمقدرتك ، فلديك طاقات كامنة أكثر مما تستطيع أن تنميه في دورة الزمن . ( جيمس ز مكاي) "

" إن الوسيلة الوحيدة للنجاح هي أن تؤدي خدمات أكثروأفضل مما هو متوقع منك ، ومهما كانت المهمة . ( أوغ ماندينو ) "

" قاعدة : إن التعلم المستمر هو المطلب الأول للنجاح في أي مجال كان "

" ركز كلأفكارك على المهمة التي بين يديك . فأشعة الشمس لا تحرق إلا إذا اجتمعت في البؤرة . ( الكسندر غراهام بل ) "

" مثل قديم يقول : إذا قسنا بالقدم سيكون الأمرصعبا ، لكن ‘ذا قسناه بوصة بوصة ، فكل شيء سيتم ّ. "

" في المتعة المفروضةللمغامرة وإحراز النصر ، و في العمل المبدع ، يجد الإنسان أقصى المتع . ( انطوني دوسانت ـ اكسبر) " س

" ما من شيء يمكن أن يضيف قوة أكبر إلى حياتك من تركيزطاقاتك على مجموعة محددة من المهمات .







منقول